“Sinulla on varmaan todella kiire, mutta...” on varmaan yleisin keskustelun avaus, kun joku kanssani juttelee. Enkä nyt puhu pelkästään myyjistä, jotka minua lähestyvät, vaan tämä koskee oikeastaan ihan kaikkia alkaen työntekijöistä sekä yhteistyökumppaneista, jatkuen aina omaan perheeseeni. Luulen että tekin, jotka tulette olemaan Spotlight tapahtuman yleisössä, koette että minun täytyy olla niin kiireinen, että tekee tiukkaa olla paikalla tapahtumassa eikä minulla varmaan ole aikaa jutella kenenkään kanssa.
Nordic Business Forumin toimitusjohtajana vastuullani on 3 massiivista tapahtumaa, 30 hengen tiimi, joka päätapahtumassa kasvaa noin 1000 hengen tiimiksi. Lisäksi meillä on konttoreita 5 eri maassa ja asiakkaita tulee yli 50 maasta. Keskimäärin olen reissussa 2-3 päivää viikosta. Minulla on vaimo ja 2 tytärtä sekä laaja kaveriverkosto joka on kertynyt vuosien varrella kun olen asunut 5 eri maassa. Panostan myös kuntoiluun ja terveelliseen elämäntapaan, treenaan keskimäärin 5-10 tuntia viikossa.
Joudunko tinkimään jostain tärkeästä? Onko esimerkiksi perhe-elämä mahdollista, kun on kiireinen johtaja? Entä onko mahdollista pitää kunnosta huolta, kun reissaa paljon ja työpäivät voivat venyä? Miten työpaikalla kaikki saavat riittävästi huomiota ja läsnäoloa, jotta tuntuu että toimitusjohtaja on tavoitettavissa ja läsnä?
Vastaus moneen näistä kysymyksistä on hyvä kalenterin hallinta. On tärkeää, että on selkeä työkalu, joka antaa raamit tekemiselle ja josta voi katsoa yhdellä silmäyksellä mitä tulee tapahtumaan. Lisäksi on tärkeää esittää itselle aika-ajoin kysymyksiä, jotka ohjaavat suuntaa paremmaksi. Kausiluontoinen ajattelu ja virheiden korjaaminen helpottavat kehitystä vuodesta toiseen. Tasapainoa on vaikea löytää heti ja muutoksiin pitää olla valmiutta. On myös hyvä varautua yllätyksiin sekä muihin ennalta-arvaamattomiin tilanteisiin. Kun sellaisia sattuu, on hyvä olla aikaa ja energiaa reagoida riittävällä tasolla.
Puheenvuorossani tulen näyttämään millainen kalenteri minulla on ja miten sen muodostan. Näytän teille kysymyksiä, joita itselleni esitän, kun pohdin aikataulutuksia. Kerron mitkä ovat isoimmat aikasyöpöt minulle ja mitä oikeasti haluaisin tehdä enemmän. Kun into, tahto ja tavoitteellisuus kohtaavat, myös vauhti ja loppuunpalamisen riski kasvavat. Energian säilyttäminen ja sääntely vaativat taitoa juurikin silloin, kun into on korkeimmillaan ja juuri tähän haluan antaa omat vinkkini.
Aslakin kirjavinkit kiireiselle:
The One Minute Manager
The 4-hour Work Week
Jutun kirjoittaja on Nordic Business Forumin toimitusjohtaja Aslak de Silva. Aslak puhuu ajankäytöstä ja arjenhallinnasta Spotlightin 24.10. järjestettävässä päätapahtumassa. Ilmoittaudu tapahtumaan tästä.